Whiteline: delta/whiteline CD Series - delta.iso/dl_serie/updates/150/ultimo/anleitun/ultimo.txt

Text File | 1995-11-25 | 17KB | 430 lines

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 ASCII-Version der ansonsten mit Calamus gesetzten Anleitung
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1. Einleitung

1.1. Die Anleitung

Das Programm Ultimo ist eigentlich zu kompliziert um es nur
durch ein Ausprobieren kennenzulernen. Daher kann ich Ihnen nur
empfehlen die Anleitung gut zu lesen. Wir habe versucht die
Anleitung so verständlich wie möglich zu schreiben, wenn uns das
nicht immer gelungen ist, bitten wir um Nachsicht. Für kreative
Kritik haben wir aber immer ein offenes Ohr.

Selbstverständlich kann und will dieses Handbuch keine Anleitung
zur Buchführung sein. Sie müssen schon wissen was Sie machen.

1.2. Programmstatus Ultimo ist ein LowCost-Programm und wird von
einer Händlerkooperative unter dem Namen Whiteline Soft Series
vertrieben.

Delta Labs Media
Briller Str. 40
42105 Wuppertal


Tel. & Fax [phone]



1.3. Hotline Der Programmautor steht jedem registrierten
Anwender samstags und sonntags von 14-16 Uhr telefonisch (Tel.
05221/25155) zur Verfügung. Diesen Service können Sie aber erst
dann in Anspruch nehmen, wenn Sie ihre Registrierungskarte
eingeschickt haben.

Natürlich können Sie uns auch schriftlich erreichen.

G.K. Modellbau &  Camouflage Software  z.H. Michael Kammerlander
Mindener Str. 478  32049 Herford


1.4. Systemanforderungen Um mit dem Programm Ultimo arbeiten zu
können, benötigt man einen ATARI kompatiblen Computer mit
mindestens 2MB freien Arbeitsspeicher und eine Festplatte. Ein
Betrieb mit einem Diskettenlaufwerk ist weder vorgesehen, noch
sehr sinnvoll.

1.5. Programmkonzept Bei Ultimo handelt es sich um eine
Buchführung nach der Einnahme-Überschuß-Rechnung. Diese Art der
Buchführung darf aber nur ein engumrissener Personenkreis
durchführen.

Gewerbetreibende: Soweit diese nicht zur Buchführung gemäß
§§1ff. HGB (Handels-Gesetz-Buch) in Verbindung mit §140 AO
(Abgaben-Ordnung) verplichtet sind. Dazu zählen vor allem die
kleinen Gewerbetreibenden, die entweder keine Kaufleute (z.B.
die kleineren Handwerker) oder Minderkaufleute im Sinne des
Handelsrechts sind und die nach den bei der letzten Veranlagung
getroffenen Feststellungen weder einen Umsatz von mehr als
500.000 DM noch ein Betriebsvermögen von 125.000 DM noch einen
Gewinn aus Gewerbebetriebe von mehr als 36.000 DM (ab 1.1.1995
48000 DM) gehabt haben und daher auch nicht steuerrechtlich nach
§141 AO buchführungspflichtig sind.

Selbständig Tätige: Dazu zählen vornehmlich alle Freiberufler
(Ärzte, Rechtsanwälte, usw.), denn sie sind weder Kaufleute im
Sinne des Handelsrechts, noch nach den §§ 140/141 AO
buchführungspflichtig.

Falls Sie sich nicht sicher sind ob Sie eine derartige
Buchführung machen dürfen, fragen Sie bitte Ihr Finanzamt oder
einen Steuerberater.

Ultimo berücksichtigt bis zu

30000 Buchungen im Monat (Speicherabhängig) 200 Konten 50
vordefinierbare Gegenstände 500 Abschreibungen, GWG und
Sachanlagen 10 frei zu definierende Steuersätze

aus diesen Daten kann Ultimo folgende Auswertungen erstellen

Umsatzsteuer-Voranmeldung  Umsatzsteuer-Erklärung  Kontostand  Ja
hresabschluß (Gewinnermittlung)

Die Software sowie dieses Handbuch wurden mit größtmöglicher
Sorgfalt erstellt. Denoch können wir keine Gewährleistung dafür
übernehmen, daß Handbuch und Programm völlig fehlerfrei sind.
Die Haftung für unmittelbare und mittelbare Schäden,
Folgeschäden und Drittschäden ist, soweit gesetzlich zulässig,
ausgeschlossen.

1.6. Installation Um das Programm Ultimo zu installieren,
kopieren Sie einfach den Ordner Ultimo von Ihrer
Originaldiskette auf eine Festplattenpartition Ihrer Wahl.

1.7. Neue Versionen Alle registrierten Anwender werden bei
Erscheinen einer neuen Version von uns angeschrieben.

2. Die Menüleiste In diesem Kapitel werden erst einmal alle
Menüpunkte der Reihe nach genau erklärt. In einem späteren
Kapitel zeigen wir Ihnen einige Buchungsbeispiele.

2.1. Datei 2.1.1. Neues Buchungsjahr Um ein neues Buchungsjahr
anzulegen müssen Sie diesen Menüpunkt aufrufen. Mit Buchungsjahr
wird das Jahr bestimmt, das Sie bearbeiten. Im Feld
Buchungsmonat geben Sie den Monat an, den Sie bearbeiten wollen.
Sobald Sie OK drücken wird ein entsprechendes Verzeichnis für
Ihre Buchung angelegt. Nun können Sie für das entsprechende Jahr
und den Monat Ihre Buchungen vornehmen.

2.1.2. öffne Buchungsjahr Wollen Sie ein bereits vorhandenes
Buchungsjahr wieder öffnen, benutzen Sie diesen Menüpunkt.
Rechts wählen Sie das Jahr und links den zu bearbeitenden Monat
aus. Auch wenn Sie schon das zu bearbeitende Buchungsjahr
geladen haben, aber jetzt einen anderen Monat bearbeiten
möchten, müssen Sie diesen Menüpunkt benutzen. Durch anklicken
von OK veranlassen Sie Ultimo die ausgewählten Buchungen
einzuladen, bzw. einen neuen Buchungsmonat anzulegen.

2.1.3. sichern Damit Ihnen bei einem Stromausfall keine Daten
verloren gehen, sollten Sie diese von Zeit zu Zeit abspeichern.
Mit diesem Menüpunkt werden alle Buchungen, Abschreibungen und
Einstellungen gesichert.


2.1.4. Löschen Falls Sie mal ein Buchungsjahr löschen wollen,
können Sie das mit diesem Menüpunkt machen. Dazu wählen Sie das
entsprechende Buchungsjahr aus und drücken OK.


2.1.5. Info-Programm Sie bekommen einige Informationen zum
Programm und die Programmversion angezeigt.











2.1.6. Info-Buchungen Über diesen Menüpunkt erhalten Sie einige
Informationen zu dem geöffneten Buchungsjahr.

2.1.7. Modul laden Es besteht die Möglichkeit Ultimo mit
Programmodulen zu erweitern. Über diesen Menüpunkt können
derartige Module geladen werden. Zur Zeit gibt es zwar noch
keine Module speziell für Ultimo, bei entsprechender Nachfrage
ist aber auf jeden Fall ein Mandantenmodul geplant.

2.1.8. Beenden Über diesen Menüpunkt können Sie das Programm
beenden. Falls einige Dateien noch nicht gesichert sind, werden
Sie darauf aufmerksam gemacht und können dies nachholen.

2.2. Fenster 2.2.1. Nächstes Das nächste eigene und offene
GEM-Fenster wird in den Vordergrund gebracht.

2.2.2. Schließen Das oberste Fenster wird geschlossen.

2.2.3. aus Liste Das nächste ACS-Fenster wird geöffnet, bzw.
nach oben gebracht.

2.2.4. Verhalten Nach dem Anwählen dieses Menüpunktes erscheint
eine Dialogbox, in der das Systemverhalten modifiziert werden
kann.

2.3. Buchungen 2.3.1. eingeben Alle Parameter die einen
Buchungssatz ausmachen, werden in diesem Fenster eingegeben. In
der Titelzeile des Fensters können Sie immer das Buchungsjahr
und den Buchungsmonat ablesen. Selbstverständlich können Sie den
gesamten Buchungsvorgang über die Tastatur steuern.















Ein Buchungssatz setzt sich aus bestimmten Parametern zusammen:
Datum, Belegnummer, Zahlungsart, AFA, Konto, Gegenstand, Betrag,
Steuersatz und Haben oder Soll. Beim Datum müssen Sie nur noch
den Tag eingeben, Monat und Jahr setzt Ultimo für Sie ein. Das
Feld AFA wird dann gesetzt, wenn es sich bei der Buchung um eine
Abschreibung handelt. Dies ist auch notwendig, damit der
Anschaffungspreis nur als Abschreibung in der Gewinnermittlung
berücksichtigt wird. Eine Belegnummer müssen Sie immer für jeden
gebuchten Beleg angeben.

Auf, bzw. von welchem Konto gebucht wird bestimmen Sie indem Sie
das Kontofeld anklicken oder ALT-K drücken. In dem dann
erscheinenden Fenster können Sie ein Konto über die Tastatur
oder mit der Maus auswählen. Durch drücken der RETURN Taste oder
anklicken des OK Buttons wird das Konto in den aktuellen
Buchungssatz übernommen.

Mit Gegenstand können Sie die zu buchende Position näher
beschreiben. Für immer wiederkehrende Gegenstände können Sie
sich entsprechende Texte anlegen. Um diese dann abzurufen
klicken Sie auf den Button G. Auswahl oder drücken ALT-G. In dem
dann erscheinenden Fenster können Sie einen Gegenstand über die
Tastatur oder mit der Maus auswählen. Durch drücken der RETURN
Taste oder anklicken des OK Buttons wird der Gegenstand in den
aktuellen Buchungssatz übernommen.

Der Buchungsbetrag wird immer als Bruttobetrag eingegeben, wenn
Sie nur den Nettobetrag zur Hand haben, ist das aber auch nicht
weiter schlimm. Geben Sie dann den Nettobetrag ein und drücken
NettoⁿEingabe. Dazu sollte Sie aber vorher den entsprechenden
Steuersatz einstellen. Ultimo rechnet Ihre Eingabe dann um.

Mit Haben legen Sie fest, ob es sich um eine Einnahme bzw. bei
Soll um eine Ausgabe handelt.

Sobald Sie >Weiter< anklicken oder >Return< drücken wird der
Buchungssatz ausgelesen und überprüft. Falls es unsinnige
Angaben gibt, weist Ultimo Sie daraufhin und gibt Ihnen
Gelegenheit zur Korrektur. Handelt es sich bei dem Buchungssatz
um ein Abschreibungsgut, AFA gesetzt, werden Sie auch noch
gefragt ob eine entsprechende Abschreibung gebucht werden soll.
Sie müssen dann nur noch die Laufzeit der Abschreibung angeben.
Aber dazu später mehr. Mit Abbruch können Sie die Eingabe der
Buchungssätze beenden.

Betriebsausgaben, die nach §4 Abs.5 EStG den Gewinn nicht
mindern dürfen, werden vom Programm nicht automatisch
berücksichtigt.


2.3.2. letzte löschen In einer ordentlichen Buchführung dürfen
Buchungssätze eigentlich nicht gelöscht sondern nur storniert
werden. Da es aber doch manchmal schnell passiert, daß man einen
falschen Buchungssatz eingegeben hat, erhalten Sie mit diesem
Menüpunkt die Möglichkeit den zu letzt eingegebenen Buchungssatz
zu löschen. Bedenken Sie bitte, daß dies nur bei einer
Fehleingabe statthaft ist.

2.3.3. Abschreibungen Anschaffungen für Ihre Firma, die nicht
für den Verkauf bestimmt sind und einen bestimmten
NettoⁿKaufbetrag überschreiten (dies gilt nur wenn der
Unternehmer Vorsteuer abzugsberechtigt ist, sonst BruttoⁿPreis),
müssen auf eine bestimmte Zeit abgeschrieben werden. Alle
Gegenstände unter einem NettoⁿKaufpreis von 100 DM können dabei
direkt verbucht werden und müssen nicht in die Abschreibung
aufgenommen werden. Bei Gegenständen mit einem NettoⁿKaufpreis
unter 800 DM spricht man von geringwertigen Wirtschaftsgütern
(GWG), die noch im gleichen Jahr abgeschrieben werden. Diese
Gegenstände müssen aber bereits in die Abschreibung aufgenommen
werden. Alle Gegenstände, bei denen der Netto-Kaufpreis von 800
DM überschritten wird, müssen auf mehrere Jahre abgeschrieben
werden. Es handelt sich dabei um Sachanlagen. Wieviele Jahre
dabei für welchen Gegenstand angesetzt werden, können Sie
entsprechenden Tabellen entnehmen. Diese bekommen Sie eventuell
beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater.

Sie müssen bei Ultimo die Abschreibung nur noch eingeben, um den
Rest kümmert sich dann das Programm. Die eigentliche Eingabe ist
der von Buchungen sehr ähnlich.

.4. Anzeigen 2.4.1. Buchungssätze In einem Fenster werden alle
Buchungssätze des aktuellen Buchungsmonats angezeigt. Die
Reihenfolge der Buchungen können Sie im Menü
Einstellung/Firmendaten/Auswertung bestimmen.

Hier können Sie einen oder mehrere Buchungssätze auch
stornieren. Dazu klicken Sie einen Buchungssatz an, so daß er
schwarz unterlegt ist, und ziehen ihn dann bei gedrückter
Maustaste auf den Papierkorb.

2.4.2. Kontostand Sie können sich denn Stand Ihrer Konten für
den aktuellen Buchungsmonat, ein Quartel oder das gesamte Jahr
anzeigen lassen.

2.4.3. UST-Voranmeldung Zu jedem 10. eines Monat, bei geringen
Umsätzen auch nur für jedes Quartal, muß man dem Finanzamt eine
Umsatzsteuervoranmeldung vorlegen. Ultimo hilft ihnen dabei und
errechnet alle dafür erforderlichen Werte. Sie müssen diese dann
nur noch in das entsprechende Formular eintragen.

2.4.4. UST-Erklärung Am Ende eines Geschäftsjahres müssen Sie
dem Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung vorlegen. Hierbei
werden dann auch Ihre Privatentnahmen berücksichtigt. Sie
sollten darauf achten, daß der ausgewiesene, bereits gezahlte
Betrag auch mit dem tatsächlichen übereinstimmt. Das kann nicht
der Fall sein, falls Sie nach einer UST-Voranmeldung einen
Buchungsmonat geändert haben.

2.4.5. Jahresabschluß Beim Jahresabschluß wird eine
Gewinnermittlung nach §4 Abs. 3 EStG erstellt. Hierbei werden
die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt.

Betriebseinnahmen:

Einnahmen nach Steuersatz aufgeführt  Privatanteile aus den Konte
n  Umsatzsteuer

Betriebsausgaben:

Ausgaben aus den Konten  Abschreibungen GWG  Abschreibungen Sacha
nlagen  Vorsteuer

Aus der Differenz ergibt sich der Gewinn.

2.4.6. Abschreibungen In einem Fenster werden alle gespeicherten
Abschreibungen, nach dem Datum sortiert, angezeigt. Sie können
Abschreibungen löschen, indem Sie sie auf den Papierkorb ziehen.
Um eine Abschreibung zu ändern müssen Sie auf den entsprechenden
Eintrag einen Doppelklick vollziehen. Dann erscheint ein Fenster
in dem Sie die Abschreibung ändern können.

2.5. Drucken Im Menübereich Drucken können Sie alle im Kapitel
2.4. ⁿAnzeigenⁿ vorgestellten Bildschirmausgaben auf den Drucker
ausgeben.

2.6. Einstellung 2.6.1. Konten Zum Buchen werden in Ultimo
Konten benötigt, diese können Sie hier einrichten. Dabei sollten
Sie den Konten immer verständliche Namen geben, so daß man schon
am Namen erkennt, was darauf gebucht wird. Es wird Ihnen ein
sinnvoller Kontenrahmen mitgeliefert. Falls Sie diese Konten
nicht verwenden wollen, löschen Sie einfach die Datei
ULTIMO.INF. ACHTUNG: dabei werden auch alle anderen
Einstellungen gelöscht.

Um ein neues Konto einzurichten, füllen Sie den unteren
Eingabebereich aus. Dazu geben Sie eine Kontonummer, sowie einen
Kontonamen ein. Falls Sie bei den auf diesem Konto gebuchten
Gegenständen eine Privatentnahme haben, geben Sie auch noch
einen Privatanteil an. Setzen Sie das Selektfeld Privatanteil
und geben diesen in Prozent an. Eine Privatentnahme liegt immer
dann vor wenn ein Gegenstand geschäftlich und auch privat
genutzt wird (z.B. Auto, Telefon usw.). Klicken Sie jetzt den
Button eintragen, so wird das Konto eingerichtet.

Wollen Sie ein Konto ändern, selektieren Sie es in der oberen
Anzeige und ändern es dann im unteren Eingabebereich. Ultimo
merkt sich selbstständig, wenn Sie eine Änderung vorgenommen
haben und sichert diese vor einer anderen Aktion.

Wenn Sie ein Konto löschen wollen, selektieren Sie das
entsprechende Konto in der oberen Anzeige und drücken dann
löschen.

Mit OK werden die Eingaben übernommen und gesichert.

2.6.2. Gegenstände Für immer wiederkehrende Buchungstexte können
Sie sich bis zu 50 entsprechende Texte vordefinieren. Die
Bedienung ist grundsätzlich die gleiche, wie beim Kontendialog.

2.6.3. Buchungssatz Damit Sie nicht bei jeder Buchung das
komplette Formular ausfüllen müssen, können Sie den
Buchungsdialog vorbelegen. Bei Datum und Belegnummer haben Sie
die Wahl ob Sie das Feld freilassen oder mit dem zuletzt
benutzen Wert vorbelegen. Die restlichen Felder haben die
gleiche Bedeutung wie beim Buchen.

2.6.4. Steuersätze Hier können Sie bis zu 10 Steuersätze, die
Sie im gesamten Programm nutzen können, definieren.

2.6.5. Firmendaten In dem Feld Firmendaten geben Sie bitte Ihren
Firmennamen, Bezeichnung, Straße, Plz/Ort sowie Ihre
Steuernummer und das Finanzamt an.

Im Bereich Auswertung können Sie die Sortierung der
Buchungssätze, sowie die Abschreibungsgrenzen festlegen.

typ2.6.6. Drucker Damit Ihr Drucker von Ultimo richtig
angesprochen wird, müssen Sie einen entsprechenden
Druckertreiber laden oder einen neuen erstellen.

















Für die meisten Anwender reicht es sicherlich, wenn Sie einen
der fertigen Druckertreiber einladen, dazu hat das Fenster eine
eigene Menüleiste. Mit Treiber laden/Treiber speichern können
Sie einen Drucker-Treiber einladen, bzw. speichern. Wenn Sie den
Befehl als default sichern nehmen, wird der Drucker-Treiber so
abgespeichert, daß er beim nächsten Programmstart direkt
eingeladen wird.

Im Feld Drucker können Sie einige Angaben zum verwendeten
Druckertyp, sowie zum Seitenformat machen. Wenn Querdruck
selektiert ist, wird vor dem Drucken das Druckgerät in einen
Querdruckmodus geschaltet. Dies muß aber vom jeweiligen
Druckgerät unterstützt werden, z.B. dem HP-DeskJet.

Falls Sie einen eigenen Druckertreiber erstellen wollen oder
müssen, geben Sie in dem Feld Steuercodes zum jeweiligen Befehl
den entsprechenden Steuercode an. Diese Steuercodes finden Sie
in Ihrem Druckerhandbuch. In den meisten Handbüchern sind die
Befehle als dezimale Zahlenfolgen angegeben, diese geben Sie
durch ein Komma getrennt in die entsprechende Zeile ein, z.B.
27, 33, 0 für NEC P60 Schmal aus. Sie können dem Drucker aber
auch ASCII-Zeichen übermitteln. Diese sind dann durch
Anführungsstriche eingeklammert, z.B. 27,"(s10H" für DeskJet
"Schmal aus".

Über den Button Zeichensatzkonverter können Sie ein Fenster
aufrufen, das zwei Tabellen zur Zeichenanpassung enthält. In
fast jedem Druckerhandbuch ist auch eine Tabelle des benutzten
Zeichensatzes abgedruckt. In den meisten Fällen werden Sie aber
mit den hier gezeigten Standardwerten auskommen. 3. Beispiele In
diesem Kapitel zeigen wir Ihnen einige Beispiel wie
Buchungssätze aussehen können bzw. sollten.